Fyra steg, fyra dokument.

Programvara för säljare förutsätter en tratt: steg en affär passerar och lämnar bakom sig. En projektförsäljning beter sig inte så. Ritningen som görs i steg tre är skälet till att priset i steg två ändrades, och båda är levande fram till den dag någon installerar något.

Det vi gjorde var smalt. Vi satt med företag vars affärer lever i offerter, ritningar och platsbesök, och skrev ned hur försäljningen faktiskt ser ut snarare än hur ett CRM antar att den ser ut. Vi testade ingen modell. Vi försökte ta reda på om formen vi gång på gång såg i en verksamhet var en vana hos den verksamheten eller en egenskap hos arbetet.

Det var en egenskap hos arbetet. Fyra steg, och vid vart och ett ett dokument som överlever samtalet som skapade det.

De fyra, och vad varje dokument faktiskt är till för

01 — Förfrågan, och underlaget

Någon beskriver ett rum, en budget och ett datum. Ingenting är specificerat, och uppskattningen är en gissning man håller löst. Dokumentet är ett underlag, och det är nästan alltid informellt: ett mejl, en anteckning tagen under ett samtal, ett fotografi av en skiss.

Det är också det enda spår som registrerar vad kunden ursprungligen ville ha, vilket börjar spela roll när specifikationen har flyttat sig tre gånger. Där det brister: underlaget är sällan kopplat till någonting. Det blir kvar i inkorgen hos den som tog emot det.

02 — Offert, och offerthandlingen

Den första siffran som går att argumentera med. Den rör sig när ritningen rör sig, och skälet till att den rörde sig är värt mer än siffran i sig.

Där det brister: offerthandlingen versionshanteras i ett filnamn. Två personer har olika versioner öppna, och den som skickas är den som senast sparades snarare än den som senast överenskoms.

03 — Ritning och revidering, och ritningsunderlaget

Där en projektförsäljning faktiskt vinns eller förloras. Tre revideringar är inget märkvärdigt, och den tredje är den ingen hittar efteråt.

Där det brister: revideringen överlever och skälet till den gör det inte. Sex veckor senare är frågan aldrig ”vad står det på ritningen”, den är ”varför ändrade vi den”, och det svaret låg i ett samtal ingen skrev ned.

04 — Installation, och överlämningen

Arbetet landar på en plats, ett visst datum, och det måste byggas efter den specifikation som signerades snarare än den som offererades.

Där det brister: överlämningen är ett samtal. De som skötte försäljningen vet saker de som utför monteringen inte vet, och överföringen sker genom minne och god vilja.

Varje brist är samma brist. Dokumentet överlever. Skälet gör det inte.

Varför en tratt inte rymmer detta

Ett trattsteg är en plats en affär har varit på. De här fyra är inte platser; de är lager som förblir levande. Underlaget styr fortfarande vid installationen, eftersom det är den enda uppteckningen av vad som önskades innan någon ritade något. Ritningsunderlaget styr fortfarande efter överlämningen, eftersom det är det någon måste bygga efter.

Det är därför systemen dessa företag hade inte var felaktiga så mycket som felformade. Ett CRM lagrade affären. Ett mappträd lagrade filerna. Ett kalkylark lagrade siffrorna. Ingenting lagrade förhållandet mellan dem, och det förhållandet är försäljningen.

Vad vi byggde på grund av det

De fyra stegen är pipeline-modellen i Venuvo OS, oförändrad från det vi skrev ned. Varje steg bär sitt dokument, varje dokument behåller skälet till att det ändrades, och leveransen öppnar samma underlag som försäljningen arbetade i snarare än att ta emot en sammanfattning av det.

Det är ett mindre påstående än de flesta programvaror gör. Det är också hela slutsatsen: företagen behövde ingen bättre tratt, de behövde att de fyra saker de redan producerar slutar leva på fyra olika ställen.

Så fungerar de fyra stegen i produkten